Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest OSFORYOU FUTURE INTELLIGENCE Fundacja z siedzibą przy Alei Grunwaldzkiej 56 / 113, 80-241 Gdańsk, KRS 0001167920, NIP 9571187189, REGON 541484401 ("Administrator"). Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych: rodo@mecenasporada.pl.

1a. Kontakt w sprawach ochrony danych

Administrator wyznaczył Punkt Kontaktowy ds. Ochrony Danych Osobowych do obsługi wszystkich spraw związanych z RODO — wniosków o realizację praw osób, których dane dotyczą, zgłoszeń naruszeń ochrony danych oraz pytań dotyczących przetwarzania. Wszelka korespondencja: rodo@mecenasporada.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora wskazany w § 1, z dopiskiem "RODO".

Punkt Kontaktowy ds. Ochrony Danych Osobowych odpowiada na żądania w terminach wynikających z art. 12 RODO (zob. § 7 poniżej).

2. Cele i podstawy przetwarzania

Twoje dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• Realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — wykonanie zakupionej usługi prawnej.
• Wystawienie faktury VAT (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — obowiązki podatkowe.
• Komunikacja (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — kontakt mailowy/telefoniczny w sprawie zamówienia.
• Bezpieczeństwo Serwisu i obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — zapobieganie nadużyciom, prowadzenie logów bezpieczeństwa i ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń.

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od wybranej Usługi, przetwarzamy:

• imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu;
• NIP, dane do faktury (jeśli dotyczy);
• opis sytuacji prawnej i odpowiedzi udzielone w wywiadzie AI;
• dokumenty załączone do sprawy (np. wyroki, umowy);
• dane logowania (jednokierunkowy skrót kryptograficzny hasła);
• logi systemowe (IP, czas zdarzenia).

4. Okres przechowywania

Dane przechowujemy przez okres realizacji Usługi oraz przez czas wymagany przepisami prawa, z uwzględnieniem zawodu osoby prowadzącej sprawę:

• dane fakturowe — 5 lat od końca roku podatkowego (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej);
• akta spraw prowadzonych przez FOCUS Kancelarię Adwokacką — 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się postępowanie, zgodnie z art. 16c ustawy — Prawo o adwokaturze oraz § 8 ust. 3 Regulaminu wykonywania zawodu adwokata (uchwała NRA nr 140/2023);
• akta spraw prowadzonych w przyszłości przez radcę prawnego — według odrębnej polityki zgodnej z aktualnym art. 5c ustawy o radcach prawnych; okresy wymagające oceny dalszej niezbędności podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na 2 lata;
• dane konta — do momentu jego usunięcia przez Klienta lub przez 36 miesięcy bezczynności;
• logi systemowe — do 12 miesięcy (bezpieczeństwo i diagnostyka).

5. Odbiorcy danych i dostawcy infrastruktury

Dane mogą być ujawniane wyłącznie odbiorcom niezbędnym do wykonania Usługi, zapewnienia bezpieczeństwa, rozliczenia płatności albo wykonania obowiązku prawnego. Zakres danych jest ograniczany do minimum potrzebnego danemu odbiorcy.

Aktualną informację o odbiorcach i dostawcach udostępniamy na żądanie pod adresem rodo@mecenasporada.pl.

OCR, wyszukiwanie prawne, generowanie dokumentów CoLab, poczta Mailcow i bramka SMS KLNR są usługami wewnętrznymi Administratora działającymi na tej samej infrastrukturze IONOS. Zewnętrzni dostawcy modeli AI nie są obecnie dopuszczeni do danych rzeczywistych Klientów. Projekt umowy powierzenia dla kancelarii jest dostępny pod adresem /legal/dpa; stanie się dokumentem obowiązującym dopiero po zakończeniu przeglądu M4 i jego formalnej aktywacji.

6. Transfery do państw trzecich (poza EOG)

Na dzień aktualizacji tej Polityki przekazywanie danych rzeczywistych Klientów do zewnętrznych dostawców AI spoza EOG jest technicznie zablokowane. Profil testowy może korzystać z dostawców spoza EOG wyłącznie na danych syntetycznych, które nie dotyczą rzeczywistych Klientów ani prowadzonych spraw.

Przed dopuszczeniem danych rzeczywistych Administrator wybierze wyłącznie dostawców zatwierdzonych w produkcyjnym profilu EOG, zweryfikuje umowy, retencję i lokalizację przetwarzania oraz zaktualizuje niniejszą Politykę. Ewentualny przyszły transfer poza EOG wymagałby odrębnej podstawy z rozdziału V RODO i uprzedniej aktualizacji informacji przekazywanej osobom, których dane dotyczą.

7. Twoje prawa

Zgodnie z art. 15-21 RODO przysługują Ci następujące prawa wobec Administratora:

• prawo dostępu (art. 15 RODO) — uzyskanie informacji o przetwarzaniu i kopii danych;
• prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych;
• prawo do usunięcia ("prawo do bycia zapomnianym", art. 17 RODO) — z zastrzeżeniem obowiązków przechowywania akt sprawy i danych fakturowych wskazanych w § 4;
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego;
• prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes), w tym wobec marketingu bezpośredniego;
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO).

Aby skorzystać z tych praw, napisz na rodo@mecenasporada.pl. Odpowiemy w terminie 30 dni od otrzymania żądania (z możliwością przedłużenia o kolejne 60 dni w przypadkach złożonych, o czym Cię poinformujemy).

8. Prawo skargi do organu nadzorczego

Niezależnie od praw wskazanych w § 7 przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
tel.: +48 22 531 03 00
e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl
strona: uodo.gov.pl

Skargę możesz wnieść, jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO. Niezależnie od tego zachęcamy do wcześniejszego kontaktu z Administratorem — wiele spraw udaje się wyjaśnić w trybie bezpośrednim.

9. Bezpieczeństwo

Dane przesyłane są szyfrowanym kanałem HTTPS/TLS. Hasła są przechowywane wyłącznie jako jednokierunkowe skróty kryptograficzne, a wybrane szczególnie wrażliwe pola (m.in. sekrety MFA i prywatna strategia mecenasa) są szyfrowane w warstwie aplikacji. Pliki spraw znajdują się w prywatnym magazynie niedostępnym bezpośrednio z internetu, a dostęp jest ograniczony rolami i uprawnieniami. Stosujemy również 2FA, kopie zapasowe oraz logi dostępu i operacji.

10. Pliki cookies

Szczegółowe informacje o stosowaniu plików cookies znajdują się w Polityce cookies.

11. Kontakt z Administratorem

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO, zgłoszenia incydentów bezpieczeństwa lub współpracy w zakresie obowiązków sub-procesora prosimy o kontakt:

• E-mail (preferowany kanał):rodo@mecenasporada.pl
• Pisemnie: OSFORYOU FUTURE INTELLIGENCE Fundacja, Aleja Grunwaldzka 56 / 113, 80-241 Gdańsk, z dopiskiem "RODO"
• Powiązane dokumenty:Regulamin · Umowa powierzenia DPA · Polityka cookies